Come creare ricevute e fatture professionali anche senza uno shop online

Durante una chiacchierata con Lia di Cuore di Cotone, mi sono resa conto di quanto possa essere complicato gestire ricevute e fatture per i clienti quando non si ha uno shop online.

Da lì è nata una domanda molto semplice: come si può gestire tutto questo senza impazzire?

• presentando un documento curato, senza spendere una fortuna

• senza rischiare di sbagliare ogni volta dati, importi o IVA

Vediamo cosa deve contenere una ricevuta e come metterle in pagina.

Contenuto

Una ricevuta può contenere anche solo informazioni molto basilari. Ma se vuoi che diventi a tutti gli effetti un documento fiscale, ci sono alcune informazioni obbligatorie da inserire.

Cosa deve contenere una ricevuta o una fattura

Il documento deve includere:

• i dati della tua attività

• i dati del cliente

• la data della transazione

• i dettagli della prestazione o degli articoli venduti, con i relativi prezzi

• il totale complessivo

• se sei soggetta a IVA: l’importo IVA e il tuo numero di registro

• la data di pagamento o il termine entro cui deve essere effettuato

Design

Puoi tranquillamente inviare una fattura o una ricevuta con un’impaginazione semplice, bianca, senza elementi grafici particolari.

Ma, se vuoi trasformare anche questo documento in parte dell’esperienza del cliente, puoi aggiungere colori, font ed elementi grafici coerenti con il tuo brand. Un piccolo dettaglio che fa la differenza.

Pro e contro dei software più usati

Tutti abbiamo più o meno accesso a due tipi di programi:

• software per la creazione di documenti (come Microsoft Word)

• software di calcolo (come Excel)

Per usare Word ed Excel serve una licenza a pagamento.

Le alternative gratuite sono Google Docs e Google Sheets.

MS Word o Google Docs

Pro

• Puoi controllare facilmente l’impaginazione con tabelle

• È semplice inserire elementi di design e vedere subito il risultato

Contro

• Tutti i dati vanno inseriti manualmente, compresi IVA e totali

• Il rischio di errore è sempre dietro l’angolo

MS Excel o Google Sheets

Pro

• Puoi calcolare automaticamente gli importi grazie alle formule

• Se usi questi file anche per la contabilità, puoi collegare più fogli tra loro

Contro

• Non è pensato per creare una fattura alla volta, ma per gestire grandi quantità di dati

• Creare molti fogli nello stesso file può diventare rapidamente caotico

• Non è possibile aggiungere veri elementi di design

Swiss21

La vera scoperta di questi giorni: Swiss21. Propone una soluzione completa per fatturazione e contabilità, gratuita per un utente e fino a:

• 1000 documenti

• 1000 contatti

• 1000 prodotti

Essendo una piattaforma svizzera, offre soluzioni perfettamente adatte agli artigiani e alle piccole attività in Svizzera.

Una delle cose che mi piace di più, oltre al prezzo (cioè zero), è la possibilità di:

• creare fatture scegliendo i prodotti direttamente da una lista già salvata

• aggiungere righe personalizzate in modo semplice

• inserire i dati dei clienti e richiamarli quando serve

• creare una vera e propria rubrica senza diventare matti

Conclusione

Oggi esistono sempre più strumenti per gestire ricevute, fatture e contabilità senza impazzire. A volte vale davvero la pena fare qualche test, sfruttare le versioni gratuite e capire se un nuovo sistema può semplificarci la vita.

Risparmiare tempo sulla burocrazia significa avere più tempo ed energia per il nostro vero lavoro.